Entre los proyectos nuevos, las asignaciones de tareas de los demás proyectos, los diseños gráficos, resolución de incidencias del equipo de programación, las publicaciones de blogs y redes sociales, pasamos la mayor parte de la semana de trabajo no sólo creando contenido, sino manteniendo al día las tareas que lo acompañan.
Se suelen utilizar varios métodos diferentes para organizar nuestro contenido y mantenernos al día con estas tareas. Hemos intentado organizarlo en Google Calendar y hemos creado tableros de Trello.
Pero no conseguíamos encontrar un sistema integral que nos permitiera organizar visualmente nuestros proyectos futuros y mantenernos al día con todas las tareas implicadas.
Hasta que finalmente hemos encontrado nuestra herramienta de trabajo ideal para conectar todas nuestras herramientas: Asana con sus tableros que se ven y funcionan casi exactamente como los tableros de Trello, además se pueden conectar a otras aplicaciones (como Slack, Google Drive o Google Calendar) para tener el máxímo control y la fluidez necesaria en tu organización.
Diferencias entre Trello y Asana
Trello y Asana son herramientas de gestión de proyectos y tareas diseñadas para ayudar a equipos y organizaciones a mejorar la colaboración y la eficiencia. Aunque ambas herramientas tienen algunas similitudes, también tienen diferencias clave.
Asana es una plataforma de gestión de proyectos y tareas en línea que permite a los equipos colaborar y organizar todo lo relacionado con sus proyectos en un solo lugar. Con Asana, puedes crear un proyecto, asignar tareas a miembros del equipo, establecer plazos, seguir el progreso y comunicarte con otros miembros del equipo todo en una sola plataforma. Asana también ofrece una amplia variedad de integraciones con otras herramientas de productividad, como Google Drive y Slack.
Trello, por otro lado, es una herramienta de gestión de proyectos basada en tarjetas y tableros. Cada proyecto se representa en un tablero y cada tarea se representa en una tarjeta que se puede mover de una columna a otra para reflejar el progreso. Trello es muy visual y permite a los equipos ver fácilmente el progreso de sus proyectos y tareas. Al igual que Asana, Trello ofrece una amplia variedad de integraciones con otras herramientas de productividad.
En resumen, Asana y Trello son dos herramientas de gestión de proyectos y tareas muy populares que pueden ayudar a los equipos a colaborar y aumentar la eficiencia. Aunque ambas herramientas tienen algunas similitudes, también tienen diferencias clave, como la forma en que se presentan los proyectos y tareas. Al elegir entre Asana y Trello, depende de las necesidades y preferencias de tu equipo y de tu proyecto. En nuestro caso preferimos Asana.
Los tableros de Asana nos han ayudado a planificar todos nuestros proyectos, organizar las tareas y mantener a los miembros del equipo en la misma onda.
Si has estado luchando por encontrar un sistema para mapear el contenido y organizar las tareas, Asana podría ser un cambio del juego para ti también.
Así que hoy compartimos nuestro proceso paso a paso para configurarlos para tus proyectos, tareas y contenidos.
¿Qué son los tableros de Asana?
¿Alguna vez hiciste un mapa de ideas en una pizarra con notas adhesivas?
Toma ese sistema, digitalízalo y tendrás un Asana.
Los tableros de Asana están compuestos por columnas de listas y tareas (notas adhesivas virtuales). Puedes mover las tareas de una lista a otra, agregar subtareas a cada una de ellas e incluir un archivo, como por ejemplo una imagen en cada una de esas tareas.
Parece tan simple, y lo es. ¡Esa es la belleza de esto! Hacer que parezca fácil es la clave de casi cada tarea en un negocio e incluso en la vida misma.
El aspecto limpio del tablero te permite ver, de un vistazo, las tareas que deben realizarse a lo largo de la semana en función de los colores de las etiquetas y las imágenes características.
Si quieres mover las cosas, puedes simplemente arrastrar y soltar las tareas en otra lista.
Asana también te da la posibilidad de agregar enlaces, etiquetas, Google Docs, gráficos y subtareas al final de cada tarea.
Esto es extremadamente útil para mantenerse al día con todas las tareas relacionadas con tu trabajo.
Pero llegaremos a eso en un momento. Vamos a ver cómo se configura.
Cómo gestionar un proyecto o cliente usando Asana
1 – Crear un nuevo tablero
Primero, crea un nuevo proyecto haciendo clic en el botón + de tu lista de proyectos en la barra lateral izquierda o en el botón naranja + en la parte superior de la ventana.
Nombra el proyecto y selecciona Tablero como diseño de tu proyecto.
2 – Crea columnas para cada área de tu proyecto (General, Información, Diseño, Programación, Redes Sociales, Marketing…)
Luego, haz clic en Agregar columnas para comenzar con tu nuevo proyecto.
También puedes usar este tablero para tu calendario de contenidos, creando una columna para cada día de trabajo: Lunes, martes, miércoles, jueves y viernes.
Luego, puedes crear tres o cuatro columnas más para las próximas semanas, para que puedas comenzar a planificar y organizar tu contenido hasta con un mes de anticipación.
Crear nuevas columnas es tan fácil como desplazarse por el teclado para crear y nombrar una nueva columna. (O puedes desplazarte a la derecha de tu columna anterior y hacer clic en la opción Agregar columna).
Las columnas también se pueden arrastrar y soltar si quieres cambiar el orden.
3 – Añade ideas, tareas, objetivos y más
Ahora que tienes un marco de columnas o categorías generales para tu tablero, es el momento de empezar a mapear el contenido.
Puedes agregar tareas (notas adhesivas) para cada contenido haciendo clic en el botón + debajo del nombre de la columna.
Una vez que hayas creado una tarea, puedes asignarle una fecha pasando por encima de la tarjeta y haciendo clic en el ícono del calendario. También puedes asignársela a un perfil determinado si sois varios miembros en la empresa.
Nota al margen: Al planificar tus tareas, puede resultarte útil crear un «sistema» para las nuevas publicaciones del blog, redes sociales,, etc.
También se pueden convertir las tareas en recurrentes para que una vez finalizadas, vuelva a aparecer en el día que se quiera replicar de la semana o mes.
4 – Añade tu flujo de trabajo a cada pieza de contenido
Ahora que cada pieza de contenido está mapeada en tu calendario de contenido, puedes comenzar a asignar subtareas a la parte posterior de cada tarea.
Una vez que haces clic en una tarea, puedes hacer clic en el botón de subtarea para comenzar a enumerar las tareas pendientes.
Cada tarea de IDIMAD360 tiene un flujo de trabajo establecido.
Cada subtarea se asigna a un miembro del equipo de IDIMAD360 y se le asigna una fecha de vencimiento haciendo clic en las opciones a la derecha de la tarea.
Me ha resultado útil agrupar las tareas por lotes para que sean más eficientes. Incluso se pueden crear plantillas de tareas grandes con sus correspondientes subtareas ya que luego se pueden duplicar esas tareas grandes y asignarla a otro proyecto similar.
Independientemente de cómo lo hagas, Asana hace que sea fácil enumerar y asignar las tareas que necesitas tachar antes y después de que tu tarea se ponga verde (realizada!).
5 – Agrega una etiqueta, establece una imagen característica y adjunta tu contenido
Una vez configuradas las columnas, planificadas las tareas y asignadas y programadas las subtareas, puedes completar la tarjeta añadiendo etiquetas, imágenes de características y archivos adjuntos.
Puede resultarte útil crear etiquetas basadas en el tipo de contenido que estás compartiendo (urgente, importante, retrasada, etc.) y encima puedes asignarle colores.
Cuando miramos la cola de tareas, podemos distinguir fácilmente entre los tipos de tarea de un vistazo.
También puedes adjuntar archivos a tus tareas haciendo clic en el ícono del clip.
Una vez que se adjunta una imagen, se establecerá automáticamente como imagen característica para la tarea. Si adjuntas más de una imagen, Asana establecerá la última imagen agregada como imagen característica.
Si alguna vez quieres cambiar la imagen característica, pasa el ratón por encima de la tarea, haz clic en la flecha desplegable y selecciona Elegir imagen de portada.
Y para aquellos que utilicen Google Docs, también puede ser útil adjuntar su Google Doc a cada tarea para facilitar el acceso.
Para ello, haz clic en el icono del clip, selecciona Adjuntar desde Google Drive y selecciona tu documento de Google.
A mayores también nos da la opción de adjuntar desde dropbox, box o Onedrive / Sharepoint.
Ahora este tablero puede servir de base para tus proyectos. Puedes organizar tus ideas, mantenerte al día con las tareas y acceder fácilmente a ellas, todo en un solo lugar.
6 – Actualiza tus columnas cada semana
A medida que avanzas en el tiempo durante la semana y tus tareas van saliendo y vamos produciendo, marca la tarea (y eventualmente elimínala) para sacarla de la cola.
Este calendario de tareas no sólo es visual e interactivo, sino que todas las tareas son tratadas como tareas regulares de Asana. Puedes verlas en la vista de calendario, como lista o en modo resumen, así que todo está realmente en un solo lugar.
